DB12T 127-2018 归档文件整理规范

摘要：本文件规定了归档文件的整理原则、方法和要求，以及相关技术规范。本文件适用于北京市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在开展归档文件整理工作时参考执行。
Title：Archiving Document Organization Specification
中国标准分类号：B02
国际标准分类号：35.240

《DB12/T 127-2018归档文件整理规范》是天津市地方标准，用于指导和规范归档文件的整理工作。以下将选取部分重要条文进行详细解读。

在文件分类方面，标准规定应按照年度-机构（问题）-保管期限的分类方法进行。例如，某份文件如果是2020年某单位形成的关于人事管理的问题文件，并且其保管期限为永久，则该文件应归入“2020年人事管理永久”类别中。这种分类方式有助于提高档案检索效率，便于管理和利用。

对于文件排列顺序，标准指出应先按文件的重要程度排序，再在同一类别的文件内部按时间先后顺序排列。如果存在同一事项的请示与批复，则应将批复排在前面，其次是请示。这样可以确保文件之间的逻辑关系清晰，方便查阅。

在装订要求上，标准强调采用左上角装订的方式。具体操作时，首先检查文件是否齐全完整，然后去除金属物，最后使用线绳或不锈钢钉进行装订。这样的装订方式既美观又耐用，能够有效保护文件。

关于编目工作，标准要求编制归档文件目录，内容包括序号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其中，“责任者”是指文件的形成单位或个人，“题名”要准确反映文件的主要内容，“备注”可用于标注特殊说明事项。通过详细的目录编制，可以全面记录每份文件的基本信息，为后续利用提供便利。

此外，标准还对归档文件的保护提出了明确要求，比如保持文件整洁、避免折叠、防止虫蛀鼠咬等。这些措施都是为了延长文件的使用寿命，保证档案的真实性和完整性。

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