DB32 505-2002 文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式

摘要：本文件规定了文书档案文件级目录数据库的结构与数据交换格式的技术要求。本文件适用于江苏省各级各类档案馆及机关、团体、企事业单位文书档案文件级目录数据库的建立和数据交换。
Title：Document Archives File-level Catalog Database Structure and Data Exchange Format
中国标准分类号：B12
国际标准分类号：35.240.99

DB32/T 505-2002《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》是江苏省地方标准，规定了文书档案文件级目录数据库的结构以及数据交换的具体要求。以下是对该标准中一些重要条文的详细解读：

1. 数据库结构定义：标准明确了数据库应包含的基本字段及其属性。例如，“档号”作为唯一标识符，其长度不得超过30个字符，且必须唯一。这确保了每份文档在系统内具有明确的身份标识，便于管理和检索。

2. 数据元素说明：“责任者”字段用于记录形成文件的主要责任单位或个人名称。“责任者”字段的长度建议不超过50个汉字，并且应当准确反映实际的责任归属情况。这一规定有助于厘清文件产生的源头信息，对于后续的责任认定和追溯至关重要。

3. 数据交换格式要求：标准指出所有交换的数据应当采用统一编码格式，并且要符合相关国家标准。例如，在处理日期时，需按照GB/T 7408的规定来表示年月日等信息，这样可以保证不同系统间数据传输的一致性和准确性。

4. 安全性考量：标准强调了对敏感信息的安全保护措施。任何涉及国家秘密或者商业机密的内容都必须采取加密手段进行存储和传输，以防止未授权访问导致的信息泄露问题。

5. 兼容性设计：考虑到未来可能出现的新技术应用环境，标准还提出了保持良好兼容性的设计理念。这意味着所构建的数据库结构应该能够适应新的硬件平台、软件版本以及网络协议的变化，从而延长系统的使用寿命并降低维护成本。

通过以上几个方面的深入分析可以看出，《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》不仅规范了文书档案管理的基本框架，同时也为实现高效的信息资源共享奠定了坚实的基础。它对于促进档案管理工作现代化进程具有重要意义。