DB12T 127-2001 归档文件整理标准

摘要：本文件规定了归档文件的整理原则、方法和要求。本文件适用于各级各类机关、团体、企事业单位及其他社会组织在管理活动中形成的归档文件的整理工作。
Title：Archiving Document Organization Standard
中国标准分类号：K06
国际标准分类号：35.240

DB12/T 127-2001是山西省地方标准中关于归档文件整理的规定。以下是一些重要条文的详细解读：

1. 【文件分类】标准指出，归档文件应按年度、机构（问题）进行分类。这要求档案管理人员首先要明确文件产生的年份，并根据文件的内容或处理部门来划分类别。这样做的目的是为了便于日后检索和利用。

2. 【排列顺序】规定文件在分类后应按照时间先后顺序排列。具体来说，同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并且应按批复在前、请示在后的顺序排列；法律法规文件中的转发文在前、被转发文在后的顺序排列等。这样的排列方式有助于保持文件之间的逻辑关系，方便查阅。

3. 【编号规则】强调每一个归档文件都应当有唯一的档号。档号由全宗号、目录号、案卷号或者件号组成，其中全宗号代表立档单位的标识符，目录号区分不同类别的文件，而案卷号或件号则用于唯一标识每一份具体的文件。通过这样的编号体系，可以实现对所有档案的有效管理和快速定位。

4. 【装订要求】对于纸质文件材料，要求去除金属物，采用线装法或不锈钢钉固定。这样做是为了防止金属腐蚀损坏文件，同时保证装订牢固可靠。此外，还特别提到对于破损严重的文件需要先修复再装订，确保档案资料的安全保存。

5. 【数字化处理】随着信息技术的发展，标准也提出了电子文件的归档要求。即电子文件应当转换为通用格式存储，并且要建立完整的元数据信息，包括但不限于创建者、创建日期、修改记录等内容。这一步骤旨在保障电子文档的真实性和完整性，同时也便于后续的信息系统管理。

这些条文构成了DB12/T 127-2001的核心内容，为规范山西省内各单位的归档工作提供了明确指导。