GBT 3792.5-1985 档案著录规则

GBT 3792.5-1985 档案著录规则

档案著录是档案管理中的重要环节，它直接关系到档案信息的组织与利用效率。GBT 3792.5-1985《档案著录规则》是中国国家标准化管理委员会制定的一项标准，旨在规范档案著录工作，提高档案信息的标准化和规范化水平。这一标准为档案工作者提供了明确的操作指南，确保档案信息能够被准确、完整地记录和传递。

该标准的核心在于对档案著录项目及其内容的定义与要求。档案著录项目通常包括标题、责任者、时间、载体形态、主题词等关键要素。这些要素不仅反映了档案的基本属性，还为后续的检索与利用奠定了基础。例如，在著录一份历史文献时，需要明确其标题、作者、出版年份、页数以及所使用的纸张类型等信息。

档案著录的重要子话题

• 著录项目的标准化：标准中明确规定了每个著录项目的具体内容及填写方式。例如，“标题”应简明扼要地反映档案的主要内容；“责任者”需标明文件的创作者或发布机构。
• 著录格式的一致性：为了便于计算机系统处理，档案著录必须遵循统一的格式。这不仅提高了工作效率，也降低了因格式不一致导致的信息错误率。
• 档案数字化背景下的应用：随着信息技术的发展，档案著录逐渐向数字化方向转型。标准为此提供了技术支持，如如何将纸质档案的信息转化为电子文档并保持一致性。

以某大型企业为例，该企业在实施GB/T 3792.5-1985标准后，其档案管理效率显著提升。通过统一的著录规则，企业成功实现了跨部门的信息共享，并减少了因信息缺失而导致的工作延误。据统计，该企业在一年内通过优化档案著录流程节省了约20%的人力成本。

总之，GB/T 3792.5-1985《档案著录规则》不仅是档案管理领域的技术规范，更是推动档案信息化建设的重要工具。通过严格遵守这一标准，档案工作者可以更好地服务于社会需求，为历史研究、法律事务及企业管理提供可靠的支持。