GBT 13967-2008 全宗单

GBT 13967-2008 全宗单常见问题解答

什么是全宗单？

全宗单是根据国家档案标准《GBT 13967-2008》编制的一种文件，用于记录和管理一个全宗的基本信息。全宗是指由一个机构、组织或个人在其活动过程中形成的具有有机联系的档案整体。

全宗单的主要作用是什么？

全宗单的主要作用是提供关于全宗的基本信息，包括全宗的来源、内容、整理情况、保管状况等，以便于档案的管理和利用。

全宗单需要包含哪些基本信息？

根据《GBT 13967-2008》，全宗单通常应包含以下信息：

• 全宗名称及编号
• 全宗来源（如机构名称、成立时间等）
• 全宗的历史沿革
• 档案的数量与分类
• 档案的整理与编目情况
• 档案的保管条件与保护措施
• 其他相关信息

如何编制一份合格的全宗单？

编制全宗单时，需遵循以下步骤：

• 收集全宗的相关资料和档案信息。
• 按照《GBT 13967-2008》的要求整理信息。
• 编写详细的全宗单文本。
• 经过审核后正式归档。

全宗单是否可以电子化存储？

是的，全宗单可以采用电子形式进行存储和管理。电子化的全宗单便于检索和更新，但必须保证数据的安全性和完整性。

全宗单与档案目录的区别是什么？

全宗单是对整个全宗的概述性记录，而档案目录则是对全宗内具体档案的详细记录。两者在内容和用途上有所不同，但都是档案管理工作的重要组成部分。

全宗单的更新频率是多少？

全宗单应根据实际情况定期更新，一般每年或每两年更新一次。当全宗内档案发生重大变化时，应及时更新全宗单。

全宗单是否适用于所有类型的档案？

全宗单主要适用于机构或组织形成的档案。对于个人档案或其他特殊类型的档案，可能需要采用不同的记录方式。

如果不遵守《GBT 13967-2008》会有什么后果？

不遵守《GBT 13967-2008》可能导致档案管理混乱，影响档案的长期保存和有效利用。此外，不符合标准的全宗单可能无法通过相关检查或验收。