CBT 3495.14-1998 船舶工业档案管理规则.实物档案管理

CBT 3495.14-1998 船舶工业档案管理规则 - 实物档案管理常见问题解答

问：什么是CBT 3495.14-1998标准？

CBT 3495.14-1998是中国船舶工业档案管理的一项国家标准，主要规范了船舶工业中档案管理的具体要求，包括对实物档案的收集、整理、保管和利用等环节。

问：实物档案在船舶工业中的重要性是什么？

实物档案是船舶工业发展的重要历史记录，包括设计图纸、模型、样品、工具、设备等物品。这些档案不仅是技术传承的基础，也是企业知识产权保护的重要依据。

问：如何定义实物档案的范围？

根据CBT 3495.14-1998，实物档案是指具有保存价值的有形载体，例如模型、样品、工具、设备、仪器等。这些物品需与船舶工业相关的技术、生产或管理活动相关。

问：实物档案的收集有哪些具体要求？

• 应确保档案来源真实、完整，涵盖船舶设计、建造、试验等全过程。
• 实物档案需附带必要的说明文件（如名称、规格、用途等）。
• 对于特殊物品（如历史文物），需进行专业鉴定并采取特别保护措施。

问：实物档案的整理原则是什么？

• 按类别、时间顺序或项目进行分类整理。
• 确保档案信息准确无误，便于检索和利用。
• 为每件实物档案编制详细的目录和索引。

问：如何妥善保管实物档案？

• 存放环境需符合温湿度控制要求，避免阳光直射和潮湿。
• 定期检查档案状态，防止虫害、霉变等问题。
• 对易损物品采取专门保护措施，如加装防护罩或存储于恒温恒湿库房。

问：实物档案的利用流程是怎样的？

• 申请者需填写档案利用申请表，并经审批后方可查阅。
• 档案借阅需登记备案，归还时需核对完整性。
• 利用过程中需遵守保密规定，不得擅自复制或外传。

问：如何处理过期或不再使用的实物档案？

• 对无保存价值的档案进行鉴定，确认是否销毁或移交其他部门。
• 销毁需履行审批程序，并采用安全方式（如碎纸机或焚烧）。
• 移交需明确交接手续，确保档案不丢失或损坏。

问：CBT 3495.14-1998标准对企业有何实际意义？

该标准为企业提供了科学的档案管理方法，有助于提高档案管理水平，保障企业技术积累和知识产权的安全，同时促进档案资源的有效利用。