TCI 507-2024 智慧科研机构数字化技术应用 数字化档案管理

在TCI 507-2024《智慧科研机构数字化技术应用 数字化档案管理》中，有一项重要的更新内容是关于“电子档案长期保存”的要求。与旧版相比，新版标准对这一部分进行了更为详细的规范，尤其是明确了电子档案长期保存的技术手段和管理流程。

根据TCI 507-2024的规定，电子档案长期保存应采用双套制存储策略。这意味着每一份电子档案都必须同时以两种不同格式保存：一种是原生格式，另一种则是标准化的通用格式。例如，对于PDF文件来说，除了保留其原始创建时的格式外，还需转换为PDF/A这种被广泛认可的长期可读取格式。

此外，在实际操作过程中，为了确保这些电子档案能够在未来仍然保持可用性，还需要定期对它们进行技术评估和技术迁移工作。这包括但不限于检查文件是否能正常打开、内容是否有损毁迹象等，并及时将那些即将过时或不兼容当前系统的格式转换成新的支持性更强的标准格式。

这样的措施旨在保障即使随着时间推移硬件设备发生变化或者软件版本升级后，研究机构仍可以无障碍地访问并使用其历史积累下来的宝贵资料。因此，在实施过程中，各科研单位应当建立完善的档案管理系统来跟踪记录每一次的技术处理活动，并且制定相应的应急预案以防万一出现意外情况导致数据丢失等问题发生。