DB32T 4837-2024 政务服务全程网办电子文件单套归档规范

《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》（DB32/T 4837-2024）是一项江苏省地方标准，旨在规范政务服务中全程网办产生的电子文件的归档工作。这项标准对于提升政务服务效率、确保档案信息的真实性和完整性具有重要意义。

其中关键条款之一是关于电子文件的元数据要求。标准明确指出，电子文件应包含完整的元数据集，包括但不限于文件创建者、创建时间、文件格式、版本号等信息。这些元数据的完整记录能够帮助后续用户全面了解文件背景，保证了文件的可追溯性。例如，文件创建者的记录可以追溯到具体的经办人，这对于责任划分和审计追踪至关重要。

另一个重要的规定是电子文件的存储格式要求。标准强调采用开放、通用且支持长期保存的文件格式。这意味着应当优先选择如PDF/A这样的标准化格式，而不是专有或封闭格式。这种选择不仅有助于防止技术过时导致的数据丢失，也便于不同系统之间的数据交换与共享。

此外，标准还对电子文件的安全管理提出了具体措施。其中包括建立完善的权限管理体系，确保只有授权人员才能访问敏感文件，并实施加密存储以保护数据安全。同时，定期备份也是必不可少的一部分，用以应对突发情况下的数据恢复需求。

最后，标准特别提到需要建立健全的电子文件归档流程，从文件生成开始直至最终归档入库，每个环节都需遵循严格的操作规程。这包括但不限于文件收集整理、审核确认、正式归档等一系列步骤，每一步骤都有明确的责任主体和技术要求，从而保障整个归档过程的严谨性和可靠性。