DB32T 4837-2024 政务服务全程网办电子文件单套归档规范

摘要：本文件规定了政务服务全程网办过程中电子文件单套归档的原则、要求、流程及管理方法。本文件适用于江苏省各级行政机关和相关机构在政务服务中对电子文件的单套归档管理。
Title：Regulation for Single-set Archiving of E-Government Fully Online Service Electronic Files
中国标准分类号：L70
国际标准分类号：35.240.99

《政务服务全程网办电子文件单套归档规范》（DB32/T 4837-2024）是一项江苏省地方标准，旨在规范政务服务中全程网办产生的电子文件的归档工作。这项标准对于提升政务服务效率、确保档案信息的真实性和完整性具有重要意义。

其中关键条款之一是关于电子文件的元数据要求。标准明确指出，电子文件应包含完整的元数据集，包括但不限于文件创建者、创建时间、文件格式、版本号等信息。这些元数据的完整记录能够帮助后续用户全面了解文件背景，保证了文件的可追溯性。例如，文件创建者的记录可以追溯到具体的经办人，这对于责任划分和审计追踪至关重要。

另一个重要的规定是电子文件的存储格式要求。标准强调采用开放、通用且支持长期保存的文件格式。这意味着应当优先选择如PDF/A这样的标准化格式，而不是专有或封闭格式。这种选择不仅有助于防止技术过时导致的数据丢失，也便于不同系统之间的数据交换与共享。

此外，标准还对电子文件的安全管理提出了具体措施。其中包括建立完善的权限管理体系，确保只有授权人员才能访问敏感文件，并实施加密存储以保护数据安全。同时，定期备份也是必不可少的一部分，用以应对突发情况下的数据恢复需求。

最后，标准特别提到需要建立健全的电子文件归档流程，从文件生成开始直至最终归档入库，每个环节都需遵循严格的操作规程。这包括但不限于文件收集整理、审核确认、正式归档等一系列步骤，每一步骤都有明确的责任主体和技术要求，从而保障整个归档过程的严谨性和可靠性。

登陆阅读剩余内容

登陆 注册