DB43T 2907-2024 文书类电子文件单套归档技术规范

摘要：本文件规定了文书类电子文件单套归档的技术要求、管理流程和存储规范。本文件适用于湖南省内各机关、企事业单位及社会组织在开展文书类电子文件单套归档工作时的指导与实施。
Title：Technical Specification for Single-set Archiving of Document Electronic Files
中国标准分类号：L70
国际标准分类号：35.240

《DB43/T 2907-2024文书类电子文件单套归档技术规范》是湖南省地方标准，用于指导和规范文书类电子文件以电子形式单套归档的技术要求。以下将选取一些关键条款进行详细解读。

5.1 归档范围

明确指出应归档的文书类电子文件范围包括具有保存价值且需永久或定期保管的文件。强调了归档信息包的完整性，即不仅包含文件本身，还应包括元数据、背景信息等，确保档案的原始性和可用性。

5.2 技术要求

在文件格式方面，推荐使用PDF/A作为长期保存的格式，并规定了最低版本要求。对于元数据，要求采用XML结构化存储，具体元素如创建者、创建日期、文件类型等必须完整记录。此外，还对加密方式、数字签名等方面提出了明确的技术指标。

6.1 文件采集

详细描述了从形成到归档全过程的操作流程。要求建立严格的采集机制，确保文件来源可靠。同时，明确了文件采集的时间节点，应在文件完成审批后立即进行采集，避免遗漏重要信息。

6.2 数据转换

针对不同来源的电子文件，提供了详细的数据转换指南。例如，对于Word文档，需将其转换为PDF/A格式时保留原文所有格式特征；对于数据库记录，则需要导出为标准化CSV文件并附带结构说明。此部分特别强调了数据转换过程中可能遇到的问题及解决方法。

6.3 质量控制

建立了全面的质量检查体系，涵盖内容准确性、格式合规性、链接有效性等多个维度。建议采用自动化工具辅助人工审核，提高工作效率的同时保证质量。同时，还给出了具体的测试案例供参考。

8.1 安全管理

从物理环境、网络通信、访问权限等多角度阐述了安全管理措施。要求设置独立的安全区域存放归档服务器，并实施多层次的身份认证机制。另外，还特别提到要定期备份归档数据，并制定灾难恢复计划。

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