DB14T 2948—2023 党政机关办公用房档案管理规范

《DB14/T 2948—2023党政机关办公用房档案管理规范》是山西省发布的关于党政机关办公用房档案管理的地方标准。以下选取其中的重要条文进行详细解读。

一、范围

该标准适用于山西省内各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关以及工会、共青团、妇联等人民团体的办公用房档案管理工作。这明确了标准适用的主体范围，涵盖了所有党政机关及其相关组织。

二、术语和定义

1. 办公用房档案是指党政机关在办公用房的规划、建设、使用、维护、修缮、改造、处置等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录。这一定义明确了办公用房档案的内涵，包括了从规划到处置全过程产生的各种形式的记录。

2. 档案信息化是指运用现代信息技术对办公用房档案进行收集、整理、保管、利用和服务的过程。这一定义强调了信息化在档案管理中的应用，要求将信息技术融入档案工作的各个环节。

三、档案管理基本要求

1. 办公用房档案应实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。这一要求体现了档案管理的基本原则，即档案应由专门机构或人员负责管理，防止分散管理导致的档案丢失或损坏。

2. 应建立档案管理制度，明确岗位职责，制定档案分类方案、归档范围和保管期限表。这要求建立健全的制度体系，明确各岗位的职责，科学合理地确定档案分类、归档范围和保管期限。

3. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，定期参加业务培训。这一要求强调了档案管理人员的专业素质，要求其不断学习提升自身能力。

四、档案收集与整理

1. 办公用房档案的收集应遵循全面性、系统性和及时性的原则。这要求在收集档案时要尽可能全面，保持档案之间的内在联系，并且要及时归档，避免遗漏。

2. 归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，装订整齐。这一要求保证了档案的质量，为后续的整理和利用奠定了基础。

五、档案保管

1. 应配备符合国家标准的档案库房，采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施。这要求提供良好的保管环境，保障档案的安全。

2. 定期检查档案状况，发现问题及时处理。这一要求强调了档案保管过程中的动态监控，确保档案始终处于良好状态。

六、档案利用

1. 建立档案利用制度，明确利用范围、审批程序和保密要求。这要求规范档案利用流程，保护国家秘密和商业秘密。

2. 提供便捷的利用服务，满足用户需求。这一要求体现了服务导向的理念，旨在提高档案利用效率。

七、档案信息化

1. 推进档案数字化工作，建立电子档案管理系统。这要求利用信息技术手段提高档案管理水平。

2. 加强档案信息资源整合，实现资源共享。这一要求促进了档案信息的深度开发利用，提高了资源利用率。

以上是对《DB14/T 2948—2023党政机关办公用房档案管理规范》中重要条文的详细解读，希望对实际工作有所帮助。