DB34T 4574-2023 建设工程文件收集与归档标准

《DB34/T 4574-2023建设工程文件收集与归档标准》是安徽省地方标准，自2023年11月28日起实施。该标准对建设工程文件的收集、整理、归档以及移交等环节进行了系统规范，旨在提高工程档案管理水平，确保档案的真实性和完整性。

文件收集的基本要求

根据标准第5.1条，建设单位应在工程开工前明确文件收集范围，并建立相应的管理制度。具体来说，建设单位应按照工程的不同阶段和专业类别，确定需要收集的文件种类。例如，在工程准备阶段，应当收集立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关文件；在施工阶段，则要重点收集施工图设计文件审查意见、施工合同、监理合同等资料。

文件整理的具体规定

第6.2条指出，工程文件应按专业分类整理，且每类文件内部需遵循时间顺序排列。对于文字材料而言，其规格应统一为A4纸张大小。如果文件幅面过小或过大，均需进行裱糊处理以满足归档要求。此外，所有文件都必须采用耐久性强的书写工具填写，禁止使用铅笔、红色墨水笔等容易褪色的材料。

归档工作的核心要点

依据第7.3条，归档时应编制详细的目录清单，列出每份文件的名称、编号、页数等内容。同时，还应对电子文档进行备份并设置访问权限，防止数据丢失或未经授权的修改。值得注意的是，任何涉及国家秘密的信息均不得纳入公开归档范围，必须严格遵守保密法律法规。

移交过程中的注意事项

标准第8.1条规定，在工程竣工验收后三个月内，建设单位需将完整的工程档案移交给城建档案馆或其他指定机构。移交前，双方需共同清点核对所有资料，并签署交接凭证。若发现缺失或损坏的情况，接收方有权拒绝接收，并要求限期补正。

通过上述解读可以看出，《DB34/T 4574-2023》不仅明确了各项操作流程，而且强调了质量控制的重要性，这对于保障工程建设项目的长期运行具有重要意义。