DB14T 2629—2023 公共资源交易平台 档案服务规范

摘要：本文件规定了公共资源交易平台档案服务的基本要求、档案管理、服务流程、质量控制及信息化建设等内容。本文件适用于山西省内各级公共资源交易平台的档案服务管理工作。
Title：Public Resources Trading Platform - Archival Service Specification
中国标准分类号：A43
国际标准分类号：35.240

公共资源交易平台档案服务规范是确保公共资源交易活动有据可查、过程透明的重要依据。以下是对DB14T 2629—2023《公共资源交易平台 档案服务规范》中一些关键条款的深入解读。

首先，该标准明确指出公共资源交易平台档案是指在交易过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这表明档案不仅包括传统的纸质文件，还涵盖了电子文档等多种载体形式。

其次，在档案管理方面，标准要求建立完善的管理制度，包括但不限于档案的收集、整理、归档、保管和利用等方面的规定。例如，档案收集应做到及时完整，任何与交易相关的资料都不得遗漏；整理时需按照统一的标准分类编号，便于日后查阅；归档后要定期检查档案状态，防止损坏或丢失。

对于档案的保管环境也有严格的要求。标准建议设置专门的档案室，并配备必要的设施设备如温湿度控制装置等，以保证档案的安全存放。同时强调了安全保密的重要性，要求采取有效措施防止档案被非法获取或篡改。

此外，关于档案的服务提供，标准提出了便捷高效的原则。公共资源交易平台应当设立专门的服务窗口或者线上平台，方便用户查询和使用相关档案信息。并且，服务人员需要经过专业培训，具备良好的职业素养和服务意识。

最后，标准还特别提到档案信息化建设的相关内容。鼓励采用先进的信息技术手段实现档案数字化管理，提高工作效率的同时也增强了数据的安全性。通过构建统一的信息系统，可以更好地整合资源，促进跨部门之间的协作与交流。

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