DB14T 2497—2022 检验检测机构仪器设备档案管理指南

《DB14/T 2497—2022检验检测机构仪器设备档案管理指南》是由山西省市场监督管理局发布的一项地方标准，旨在规范检验检测机构对仪器设备档案的管理工作。以下将从标准中选取若干关键条款进行深度解读。

一、适用范围

本标准适用于山西省内依法设立并开展检验检测活动的机构，明确了其在仪器设备档案管理上的基本要求。这为检验检测机构提供了统一的操作依据，有助于提升行业整体管理水平。

二、术语和定义

1. 仪器设备档案：指与仪器设备相关的所有记录文件集合。

2. 档案管理：包括建立、保存、维护和使用这些档案的过程。

三、基本要求

检验检测机构应建立健全仪器设备档案管理制度，确保档案信息的真实性和完整性。这意味着机构需要制定详细的管理制度，涵盖档案收集、整理、归档等各个环节，并定期检查制度执行情况以保证有效性。

四、档案内容

仪器设备档案应当包含但不限于以下内容：

- 设备基本信息：如名称、型号、编号等；

- 技术资料：说明书、操作手册等；

- 验收报告；

- 使用日志；

- 维修保养记录；

- 校准证书及期间核查结果；

- 报废证明。

五、档案建立

当新购入或租赁仪器设备时，应及时建立相应的档案。这一过程需由专人负责，并按照规定格式填写相关表格，同时将所有必要文件归档保存。这样做可以避免因信息缺失而导致的问题，便于日后查阅和追溯。

六、档案保管

档案应存放在安全可靠的地方，采取防潮、防火、防盗措施。对于电子版档案，则要定期备份以防数据丢失。此外，还应该设定合理的访问权限，防止未经授权人员接触敏感信息。

七、档案利用

为了提高工作效率和服务质量，检验检测机构应当合理安排档案查询服务。员工在使用档案时须遵守相关规定，不得擅自复印或者外借。如果确实需要复制某些材料，则必须经过批准，并注明用途和时间限制。

八、档案更新

随着仪器设备运行状态的变化，档案也需要相应地进行修改和完善。例如，在完成一次重要的维修工作之后，应当及时补充新的维修记录；当设备被送检合格后，也要更新校准证书的信息。

九、档案销毁

对于超过保存期限且不再具有参考价值的档案，可以按照程序予以销毁。但在实施之前，必须经过严格审核，并保留销毁清单作为凭证。

综上所述，《DB14/T 2497—2022检验检测机构仪器设备档案管理指南》不仅为检验检测机构提供了明确的工作指引，而且强调了规范化管理和持续改进的重要性。只有严格按照标准执行，才能有效保障仪器设备档案的质量，从而支持检验检测工作的顺利开展。