DB37T 5177-2021 建设工程电子文件与电子档案管理标准

摘要：本文件规定了建设工程电子文件的形成与收集、整理与归档、移交与接收以及建设工程电子档案的管理要求。本文件适用于山东省行政区域内新建、改建、扩建的房屋建筑和市政基础设施工程电子文件与电子档案的管理。
Title：Management Standard for Electronic Files and Electronic Archives of Construction Projects
中国标准分类号：P51
国际标准分类号：35.240.30

DB37/T 5177-2021《建设工程电子文件与电子档案管理标准》是山东省地方标准，旨在规范建设工程中电子文件和电子档案的形成、积累、整理、归档、移交和利用等活动。以下将对标准中的几个关键条文进行详细解读。

### 文件格式要求

标准指出，建设工程电子文件应采用通用格式存储以确保长期保存和可读性。例如，文本类文件推荐使用PDF/A格式，图像类文件推荐使用JPEG或TIFF格式。这种要求是为了避免因软件版本更新或技术变迁导致的数据不可访问问题。例如，在第4.2条明确规定了不同类型的文件应当使用的具体格式，并强调了在转换过程中要保持文件内容完整性和原始数据准确性。

### 安全管理措施

为了保障电子文件及档案的安全性，标准提出了多项安全管理措施。其中包括建立完善的权限管理体系，确保只有授权人员才能访问敏感信息；实施加密技术保护数据传输过程中的安全性；定期备份重要资料以防丢失。第6.1条特别提到，所有涉及国家秘密或者商业机密的信息都必须按照相关法律法规采取相应的保密措施。

### 归档流程规定

关于归档流程，标准明确了从项目开始到结束整个生命周期内各个阶段的具体操作指南。比如，在施工阶段形成的各类记录表单需要及时录入系统并经过审核后才能正式归档入库；竣工验收完成后还需进行全面检查确认无误后再提交给档案管理部门存档保管。第7章详细描述了如何编制目录清单、分类编码规则以及检索路径等内容。

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