DB37T 3891.4—2020 残疾人集中就业服务规范　第4部分：档案管理

摘要：本文件规定了残疾人集中就业服务机构档案管理的基本要求、档案的收集与整理、归档、保管、利用和数字化等内容。本文件适用于山东省内提供残疾人集中就业服务的机构开展档案管理工作。
Title：Disability Concentrated Employment Service Specifications Part 4: Archive Management
中国标准分类号：C04
国际标准分类号：13.160

DB37/T 3891.4—2020《残疾人集中就业服务规范 第4部分：档案管理》是山东省地方标准，为残疾人集中就业服务机构的档案管理工作提供了规范指导。以下将对其中的重要条文进行详细解读。

在档案分类方面，标准要求按照服务对象、服务类型和时间顺序进行分类归档。这有助于建立系统化的档案管理体系，确保每个残疾人的信息都能得到妥善保存，便于后续查询和服务跟踪。例如，对于提供职业培训的残疾人，应设立专门的职业培训档案，记录其培训过程、考核结果等关键信息。

关于档案内容，标准强调要全面反映服务过程和服务成果。具体来说，档案应当包括但不限于以下内容：个人基本信息、接受的服务项目及次数、服务效果评估报告、反馈意见以及任何特殊情况的说明。这些详尽的内容能够真实地反映每一位残疾人在就业服务中的经历与进步，为持续改进服务提供依据。

在档案保管上，标准指出应采取必要的安全措施防止档案损坏或丢失。这意味着服务机构需要配备适宜的存储设施，如防潮柜、防火设备等，并定期检查档案状况，确保其处于良好状态。此外，还应制定严格的借阅制度，只有经过授权的人员才能查阅相关档案，并且要做好登记工作以备核查。

另外，标准还特别提到电子档案的重要性。随着信息技术的发展，越来越多的服务机构开始采用数字化手段来管理档案。因此，标准鼓励使用电子档案管理系统，但同时也要注意信息安全问题，比如设置访问权限、加密传输数据等，以保护残疾人的隐私权益不受侵犯。

最后，在档案销毁环节，标准规定当档案超过保存期限且不再具有利用价值时，可以按照规定程序予以销毁。这一规定既保证了资源的有效利用，又避免了因长期保存无用档案而占用过多空间的情况发生。

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