DB45T 1920-2018 社会保险档案管理数字化操作规程

摘要：本文件规定了社会保险档案管理数字化的基本要求、数字化流程、技术要求、数据管理及安全管理。本文件适用于广西壮族自治区内社会保险经办机构开展社会保险档案的数字化管理工作。
Title：Digital Operation Specifications for Social Insurance Archives Management
中国标准分类号：A80
国际标准分类号：35.240.99

社会保险档案管理数字化操作规程(DB45/T 1920-2018)是广西壮族自治区地方标准，为社会保险档案的数字化管理工作提供了规范指导。以下将选取其中一些关键条文进行深入解读。

在文件归档环节，第5.1条规定：“社会保险业务经办机构应按照规定的时间节点和范围收集相关材料。”这意味着档案管理人员需明确各类社会保险业务的归档时间要求，确保材料及时完整地归入档案。例如养老保险、医疗保险等不同险种的材料收集时限可能存在差异，这需要工作人员熟练掌握相关政策。

第6.2条指出：“电子档案应与纸质档案保持一致，并采用统一的数据格式。”这一规定强调了电子档案与纸质档案的一致性原则。在实际操作中，这就要求在扫描纸质档案时要保证图像清晰、内容完整，同时选择符合标准的数据格式如PDF/A，以确保长期保存的可靠性和可读性。

关于数字化处理部分，第7.3条提到：“对档案进行数字化处理前应进行质量检查。”这一步骤至关重要，它包括检查档案是否齐全、页面是否完整、文字是否清晰等。只有经过严格的质量把关，才能保证后续数字化加工的质量，避免因原始材料问题导致的错误。

在安全管理方面，第9.1条规定：“应建立完善的安全管理制度，采取必要的技术措施保护档案信息安全。”随着社会保险档案数字化程度提高，信息安全面临更大挑战。因此，必须建立健全的信息安全管理体系，比如设置访问权限、加密存储数据、定期备份等措施，以防止数据泄露或损坏。

此外，第10.1条还要求：“应定期开展档案数字化工作的评估。”通过评估可以发现工作中的不足之处并加以改进，从而不断提升档案管理和服务水平。评估内容可以涵盖数字化流程效率、设备使用情况、人员培训效果等多个维度。

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