DB31T 1152-2019 政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范

摘要：本文件规定了政务服务“一网通办”电子文件的形成、收集、整理、归档、移交以及电子档案保管和利用的技术要求。本文件适用于上海市各级行政机关及具有行政管理职能的单位在“一网通办”过程中形成的电子文件的归档管理工作。
Title：Technical Specification for Archival Management of E-Government \"One Network for All Services\" Electronic Files
中国标准分类号：A80
国际标准分类号：35.240

DB31/T 1152-2019《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》是上海市地方标准，旨在规范政务服务领域中电子文件的归档管理工作。以下将选取部分关键条款进行详细解读。

首先，该标准明确了适用范围，适用于上海市各级行政机关、事业单位和其他承担公共管理或公共服务职能的组织在“一网通办”平台上的电子文件归档活动。这意味着无论是政府部门还是相关机构，在使用“一网通办”系统时都需遵循此标准。

其次，在术语和定义部分，标准对电子文件、归档等核心概念进行了明确界定。例如，“电子文件”是指以数字形式存在的、具有保存价值的信息记录；而“归档”则是指将具有保存价值的电子文件从其生成环境转移到档案部门的过程。这些定义为后续的具体操作提供了理论依据。

再者，关于电子文件的形成与收集，标准要求各机构应确保电子文件的真实性、完整性和可用性。真实性指的是电子文件的内容、结构及背景信息应保持不变；完整性则强调所有必要的元数据必须齐全；可用性意味着电子文件能够被有效利用。为此，机构需要建立相应的管理制度和技术措施来保障上述三个特性。

此外，标准还特别强调了电子文件的安全管理。包括但不限于采取加密、备份等手段防止未经授权的访问、篡改或者丢失。同时，对于涉及敏感信息的电子文件，还需遵守国家和地方有关保密的规定。

最后，在电子文件的移交与接收环节，规定了详细的流程和要求。比如，电子文件移交前应当经过审核确认无误，并且要按照规定的格式打包后提交给档案管理部门；接收方则需核对文件内容是否符合要求，并做好入库登记工作。

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