DB21T 3112-2019 货运代理企业业务档案管理规范

摘要：本文件规定了货运代理企业业务档案管理的基本要求、档案分类、归档范围、归档流程、保管期限及档案利用等。本文件适用于辽宁省行政区域内货运代理企业的业务档案管理工作。
Title：Management Specification for Freight Forwarding Enterprises' Business Archives
中国标准分类号：L80
国际标准分类号：03.220.20

《DB21/T 3112-2019货运代理企业业务档案管理规范》是由辽宁省市场监督管理局发布的，旨在规范货运代理企业的业务档案管理工作，提升行业整体管理水平。以下将从几个关键条文出发，对标准中的重要内容进行深度解读。

### 第4章 档案的建立与收集

本章强调了货运代理企业在业务活动中应建立健全的档案管理制度，并确保所有相关文件资料能够及时、完整地归档。具体来说，要求企业在每一票货物运输完成后，应当收集整理包括但不限于合同、发票、提单等在内的各类文件。这些文件不仅有助于企业在发生争议时提供证据支持，同时也是企业内部管理和决策的重要依据。

### 第5章 档案的整理与分类

在这一部分中，标准提出了具体的整理和分类方法。首先，要求按照时间顺序或者业务类型来组织文件，以便于查找和使用。其次，对于电子文档，应当采取适当的技术手段防止数据丢失或被篡改。此外，还特别提到要定期检查纸质档案的状态，如发现损坏应及时修复或复制备份。

### 第6章 档案的保管与安全

此章节主要关注如何妥善保存档案以保证其长期可用性。建议采用专用库房存放重要档案，并配备必要的防火防盗设施。同时，明确规定了只有经过授权的人员才能接触敏感信息，这不仅保护了客户的隐私权，也降低了企业因不当披露而面临法律风险的可能性。

### 第7章 档案的利用与销毁

最后，在档案的利用方面，标准鼓励合理开发档案资源，例如通过数据分析优化服务流程。而对于超过保存期限且不再需要的档案，则需按照规定程序予以销毁处理，以免造成不必要的麻烦。

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