DB12T 693-2016 天津市文书类电子文件数据存储结构规范

摘要：本文件规定了天津市文书类电子文件数据存储结构的技术要求和相关规范。本文件适用于天津市各级行政机关、企事业单位及其他组织在进行文书类电子文件归档与管理时的数据存储结构设计和实施。
Title：Tianjin Storage Structure Specification for Document Electronic Files Data DB12T 693-2016
中国标准分类号：M80
国际标准分类号：35.240

DB12/T 693-2016《天津市文书类电子文件数据存储结构规范》是一项专门针对文书类电子文件的数据存储制定的技术标准。这项标准适用于天津市内各级党政机关、企事业单位和社会组织在电子政务和信息化建设过程中形成的文书类电子文件的存储管理。

以下是一些关键条款的深度解读：

1. **适用范围**：本标准规定了文书类电子文件数据存储的基本要求，包括存储结构、元数据、存储格式等。它适用于天津市范围内所有需要长期保存和利用的文书类电子文件。

2. **术语和定义**：

- **电子文件**：是指通过计算机等数字设备生成、传输和存储的信息记录。

- **元数据**：描述电子文件的内容、结构、背景及其管理过程的数据集合。

3. **存储结构**：电子文件应按照一定的逻辑层次进行组织，通常包括根目录、分类目录和个人目录三个主要部分。每个层次都应当清晰地标明其用途和内容范围。

4. **元数据要求**：元数据是确保电子文件可追溯性和可用性的关键因素。主要包括文件标识信息（如标题、作者）、时间信息（创建日期、修改日期）、版本控制信息以及权限管理信息等。

5. **存储格式**：为了保证电子文件的长久保存与兼容性，推荐使用开放标准的存储格式。例如PDF/A作为长期保存格式，XML用于结构化数据表示等。

6. **安全措施**：在存储过程中需采取必要的技术手段防止非法访问、篡改或丢失。这包括但不限于加密技术的应用、备份机制的建立以及定期检查维护制度。

7. **迁移策略**：随着技术进步，原有存储介质可能会被淘汰。因此，需要提前规划好数据迁移方案，确保在更换硬件或软件环境时仍能顺利读取原有数据。

8. **质量控制**：在整个生命周期内应对电子文件的质量进行持续监控。一旦发现不符合标准的情况应及时纠正，并保留相关记录以备审计之需。

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