DB11T 1357-2016 综合档案馆档案数字资源管理规范

《DB11/T 1357-2016综合档案馆档案数字资源管理规范》是北京市地方标准，为综合档案馆开展档案数字化工作提供了系统性的指导。以下选取其中的重要条文进行详细解读。

一、适用范围

该标准适用于北京市各级综合档案馆在档案数字资源的生成、接收、整理、存储、利用和安全保护等全过程中的管理活动。这明确了标准的适用对象和覆盖范围，确保所有参与档案数字化工作的单位和个人都能按照统一的要求执行。

二、术语和定义

标准中对“档案数字资源”、“元数据”、“数字档案”等关键术语进行了明确界定。例如，“档案数字资源”是指通过扫描、拍照等方式将纸质或其他载体形式的档案转化为数字形式后形成的电子文件集合。这一定义帮助从业者准确理解概念，避免因理解偏差导致的操作失误。

三、档案数字资源生成

在档案数字资源生成环节，标准要求遵循真实性、完整性原则。具体而言，档案数字化过程中应保持档案内容与原件一致，不得随意修改或删除信息。同时，还应当完整记录档案的来源、形成时间等基本信息，确保每一份数字档案都有据可查。

四、档案数字资源接收

对于档案数字资源的接收，标准强调了验收程序的重要性。接收方需对送交来的数字档案进行逐项检查，包括但不限于文件格式是否符合要求、数据质量是否达标等。只有经过严格验收确认无误后的档案才能正式入库管理。

五、档案数字资源整理

在整理阶段，标准指出要根据档案的内容性质将其分类归档，并建立相应的索引体系以便于后续检索使用。此外，还需定期对数字档案进行清理维护，去除重复或者无效的数据，保证数据库的高效运行。

六、档案数字资源存储

关于存储部分，标准提出了采用双备份机制来保障数据安全。即同一份数字档案需要保存在两个独立且可靠的介质上，一旦其中一个发生故障时可以立即切换到另一个继续提供服务。另外还建议设立专门的数据中心负责集中管理这些重要的数字资产。

七、档案数字资源利用

为了促进档案信息的有效传播与共享，标准鼓励合理开放档案数字资源给公众查询利用。但同时也提醒要注意保护知识产权和个人隐私等相关权益，在未经授权的情况下不得擅自复制或传播任何受版权保护的作品。

八、档案数字资源安全管理

最后，在安全管理方面，标准要求采取物理和技术双重防护措施防止非法访问及篡改行为的发生。比如安装防火墙软件过滤外部入侵请求、设置强密码限制非授权人员登录系统等等。同时还要制定应急预案以应对突发事件带来的风险挑战。

综上所述，《DB11/T 1357-2016综合档案馆档案数字资源管理规范》从多个角度全面规范了档案数字资源管理工作流程，对于提高工作效率、保证服务质量具有重要意义。希望广大从业者能够认真学习并严格执行相关规定，共同推动档案事业健康发展。