DB12T 118-2005 文书档案目录数据库结构与数据交换格式

摘要：本文件规定了文书档案目录数据库的结构和数据交换格式的技术要求。本文件适用于北京市各级党政机关、企事业单位和社会团体在计算机管理系统中对文书档案目录数据库的建立、维护和数据交换。
Title：Specification for Structure of Document Archive Catalog Database and Data Exchange Format
中国标准分类号：J78
国际标准分类号：35.240.99

DB12/T 118-2005是山西省地方标准，规定了文书档案目录数据库的结构和数据交换格式。以下是对该标准中一些关键条文的详细解读。

### 数据库结构设计原则

标准指出数据库结构应遵循标准化、规范化、可扩展性和安全性原则。这意味着数据库的设计需要符合相关国家标准，确保数据的一致性和准确性，并且能够随着业务需求的变化而调整。同时，数据库的安全性也至关重要，需采取适当措施保护数据免受未经授权的访问。

### 数据元素定义

标准对数据元素进行了明确规定，包括但不限于文件编号、责任者、题名、日期等字段。每个数据元素都有其特定的数据类型和长度限制。例如，文件编号通常为字符串类型，最大长度设定为30个字符，这样可以涵盖大部分实际应用中的编号情况。

### 数据交换格式

关于数据交换格式部分，标准推荐使用XML作为主要的数据交换格式。XML具有良好的可读性和跨平台兼容性，非常适合用于不同系统之间的信息交换。此外，还提供了具体的XML Schema文档示例，帮助使用者正确构建符合标准的数据包。

### 数据质量控制

为了保证数据的质量，标准强调了数据录入时必须严格遵守既定规则，避免出现重复或错误记录。对于已经存在的档案信息，在更新时也需要经过审核确认后方可执行。这有助于保持数据库内信息的真实可靠。

### 安全管理要求

最后，在安全管理方面，标准提出了建立完善的权限管理体系的要求，确保只有授权人员才能访问敏感信息。同时建议采用加密技术来保护传输过程中的数据安全，防止泄露给第三方。

以上就是DB12/T 118-2005中几个重要条文的具体解读。这些内容为企业或机构在构建自己的文书档案目录数据库时提供了非常有价值的指导意义。