GBT 9705-1988 文书档案案卷格式

GBT 9705-1988 文书档案案卷格式常见问题解答

以下是关于 GBT 9705-1988 文书档案案卷格式 的常见问题及其详细解答。

1. GBT 9705-1988 是什么标准？

GBT 9705-1988 是中国国家标准化管理委员会发布的关于文书档案案卷格式的标准，规定了文书档案案卷的组成、排列顺序及装订要求，旨在规范档案管理工作。

2. 档案案卷的基本组成有哪些？

根据 GBT 9705-1988，案卷的基本组成包括：

• 案卷封面
• 卷内文件目录
• 文件材料
• 备考表
• 案卷封底

这些组成部分缺一不可，共同构成一个完整的案卷。

3. 文件材料在案卷中的排列顺序是什么？

文件材料的排列顺序应遵循以下规则：

• 正件在前，附件在后；
• 印件在前，定稿在后；
• 批复在前，请示在后；
• 重要文件在前，次要文件在后；
• 按时间顺序排列（同一类文件）。

这种顺序有助于快速查找和整理档案。

4. 如何填写案卷封面？

案卷封面需填写以下内容：

• 案卷标题：简明扼要地概括案卷内容；
• 立卷单位：负责整理该案卷的部门或机构名称；
• 立卷人：具体负责整理案卷的人员姓名；
• 起止日期：案卷中文件的时间范围；
• 保管期限：根据文件的重要性确定长期、短期或永久保存。

填写时需确保信息准确无误。

5. 备考表的作用是什么？

备考表用于记录案卷整理过程中的一些特殊情况，例如：

• 文件缺失的原因；
• 文件补充的情况；
• 其他需要说明的问题。

  备考表是案卷完整性的重要补充说明。

  6. 案卷装订需要注意哪些事项？

  案卷装订需注意以下几点：

  • 采用三孔一线的方法进行装订，确保牢固；
  • 文件材料不得折叠，保持平整；
  • 案卷厚度一般不超过2厘米，过厚可分卷处理；
  • 装订时避免损坏文件内容。

  装订质量直接影响档案的保存效果。

  7. GBT 9705-1988 是否适用于所有类型的档案？

  GBT 9705-1988 主要适用于文书档案案卷的格式规范，但对于科技档案、会计档案等特殊类型档案可能不完全适用，需结合其他相关标准进行整理。

  8. 如果案卷中有破损或字迹模糊的文件怎么办？

  对于破损或字迹模糊的文件，应采取以下措施：

  • 修复文件，如修补破损部分；
  • 复印清晰版本并附于原文件之后；
  • 在备考表中注明具体情况。

  确保档案内容完整且易于查阅。

  9. GBT 9705-1988 是否已被废止或更新？

  截至最新信息，GBT 9705-1988 尚未被废止或更新。但在实际应用中，建议参考最新版本的相关标准以确保符合当前要求。

  10. 如何判断文件是否需要归入案卷？

  判断文件是否需要归入案卷的标准包括：

  • 文件是否具有保存价值；
  • 文件是否与案卷主题相关；
  • 文件是否已办理完毕。

  只有满足上述条件的文件才应归入案卷。