GBT 34840.2-2017 信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求

GBT 34840.2-2017 常见问题解答

GBT 34840.2-2017 是什么？

GBT 34840.2-2017 是中国国家标准，属于《信息与文献》系列标准的一部分，主要规定了在电子办公环境中数字文件管理系统的设计、实施和评估的指导原则与功能要求。该标准适用于政府机关、企事业单位等需要高效文件管理的组织。

为什么需要数字文件管理系统（DFMS）？

数字文件管理系统能够帮助组织实现文件的集中存储、分类管理、安全保护和高效检索。通过自动化流程，可以减少人工错误，提高工作效率，同时满足合规性要求。

GBT 34840.2-2017 的核心功能要求有哪些？

• 文件分类与标识：系统应支持文件的分类规则制定和唯一标识。
• 权限管理：支持用户角色划分及权限控制，确保文件访问的安全性。
• 版本控制：记录文件的修改历史，便于追溯和恢复。
• 归档与销毁：提供文件归档策略和自动销毁机制。
• 检索与查询：支持多种方式的文件检索，如关键词搜索、时间范围筛选等。
• 备份与恢复：确保数据的完整性和可用性。

如何选择符合 GBT 34840.2-2017 标准的数字文件管理系统？

在选择系统时，需重点考察以下几点：

• 是否支持文件全生命周期管理。
• 是否具备灵活的权限管理和审计日志功能。
• 是否提供开放接口，便于与其他业务系统集成。
• 供应商的技术支持和服务能力。

GBT 34840.2-2017 是否强制执行？

GBT 34840.2-2017 是推荐性国家标准，不具有强制性。但在实际应用中，许多政府部门和企业将其作为文件管理工作的参考依据，以提升管理水平。

数字文件管理系统如何保障文件安全？

• 采用加密技术保护文件传输和存储过程中的数据。
• 设置严格的访问权限，防止未经授权的访问。
• 定期进行数据备份，避免因硬件故障或人为操作导致的数据丢失。
• 记录所有操作行为，以便追踪溯源。

GBT 34840.2-2017 对文件归档的要求是什么？

文件归档是该标准的重要组成部分，具体要求包括：

• 明确归档范围和归档周期。
• 确保归档文件的真实性和完整性。
• 建立长期保存机制，防止文件过期后被误删除。
• 支持电子签名和时间戳功能，增强法律效力。

GBT 34840.2-2017 是否适用于小型企业？

是的，该标准同样适用于小型企业。虽然规模较小的企业可能不需要复杂的系统，但通过遵循标准的基本原则，仍能显著改善文件管理效率。

数字文件管理系统是否需要定期更新？

是的，随着技术和业务需求的变化，系统需要定期升级以保持最佳性能。此外，还需根据 GBT 34840.2-2017 的最新版本调整功能模块。