GBT 13968-1992 档案交接文据格式

GBT 13968-1992 档案交接文据格式常见问题解答

以下是关于 GBT 13968-1992 档案交接文据格式 的常见问题及其详细解答。

1. GBT 13968-1992 是什么？

GBT 13968-1992 是中国国家标准化管理委员会发布的一项国家标准，规定了档案交接过程中使用的文据格式。这项标准旨在规范档案交接过程中的文件内容、格式及填写要求，以确保档案交接工作的规范化和可追溯性。

2. 档案交接文据的主要用途是什么？

档案交接文据是用于记录档案在不同部门或单位之间移交时的重要信息，包括移交时间、移交内容、移交双方的签字确认等。它的主要用途是：

• 明确档案交接的具体事项；
• 作为档案交接的法律依据；
• 便于后续查阅和责任追溯。

3. 档案交接文据的基本结构有哪些？

根据 GBT 13968-1992 标准，档案交接文据通常包括以下部分：

• 标题：如“档案交接文据”；
• 交接双方基本信息：包括单位名称、联系人、联系方式等；
• 档案信息：如档案编号、名称、数量、保管期限等；
• 交接时间与地点；
• 交接双方签字盖章区域。

4. 填写档案交接文据时需要注意哪些事项？

在填写档案交接文据时，需注意以下几点：

• 确保所有信息准确无误，尤其是档案编号和名称；
• 交接双方需在文据上签字并加盖公章；
• 文据内容不得涂改，如有修改需由双方确认并重新签字；
• 文据一式两份，交接双方各持一份存档备查。

5. 档案交接文据是否具有法律效力？

是的，档案交接文据具有法律效力。它不仅是档案交接过程的书面记录，也是双方权利义务的正式凭证。如果发生争议，文据可以作为证据提交给相关机构。

6. 如果档案交接文据丢失怎么办？

如果档案交接文据丢失，应立即采取以下措施：

• 尽快通知对方单位，说明情况并协商补救措施；
• 重新制作文据，并在备注栏注明原因；
• 保存好重新制作文据的相关证明材料。

7. GBT 13968-1992 是否适用于所有类型的档案交接？

GBT 13968-1992 主要适用于机关、企事业单位之间的档案交接。但对于特殊行业（如金融、医疗）或特定场景（如电子档案交接），可能需要结合其他相关规定进行调整。因此，在实际操作中，建议参考具体行业的补充规定。

8. 如何确保档案交接文据符合 GBT 13968-1992 标准？

为确保档案交接文据符合标准，可以采取以下方法：

• 严格按照标准规定的格式填写；
• 使用统一的模板，避免遗漏重要信息；
• 定期组织相关人员培训，熟悉标准要求；
• 对文据进行审核，确保填写内容完整、准确。

9. 档案交接文据是否需要长期保存？

是的，档案交接文据需要长期保存。根据相关规定，文据应至少保存至档案销毁或移交完毕后若干年（通常为10-30年）。保存期间，应妥善保管，防止遗失或损坏。