DAT 68-2017 档案服务外包工作规范

常见问题解答（FAQ）

以下是关于“DAT 68-2017 档案服务外包工作规范”的常见问题解答，按优先级从高到低排列。

一、什么是DAT 68-2017档案服务外包工作规范？

DAT 68-2017档案服务外包工作规范是由相关机构制定的一项标准，旨在规范档案服务外包过程中的操作流程、服务质量及安全管理要求，以确保档案的安全性和完整性。

二、为什么需要实施DAT 68-2017档案服务外包工作规范？

实施该规范的主要目的是：

• 保障档案信息的安全性与保密性；
• 提高档案管理效率和服务质量；
• 明确外包服务提供商的责任与义务；
• 降低因外包不当导致的风险。

三、档案服务外包的主要流程是什么？

档案服务外包的主要流程包括：

• 需求分析与合同签订；
• 服务商资质审核与选择；
• 档案交接与清点；
• 数据整理与数字化处理；
• 档案存储与安全管理；
• 定期检查与评估；
• 档案归还或销毁。

四、如何选择合适的档案服务外包商？

选择外包商时需注意以下几点：

• 查看服务商是否具备相关资质认证；
• 评估其过往项目经验和技术能力；
• 确认其信息安全管理体系是否健全；
• 考察其服务价格是否合理透明；
• 签订详细的合同，明确双方权利义务。

五、外包过程中如何保证档案的安全性？

为确保档案安全性，需采取以下措施：

• 对档案进行加密存储和传输；
• 限制访问权限，仅授权人员可接触档案；
• 定期进行安全审计和风险评估；
• 建立应急预案，防范突发事件；
• 签署保密协议，约束外包商行为。

六、如果外包商未按规范执行，如何处理？

如发现外包商未按规范操作，可采取以下步骤：

• 立即停止合作并通知相关负责人；
• 收集证据并向主管部门报告；
• 根据合同条款追究违约责任；
• 重新筛选符合要求的服务商。

七、档案服务外包是否适用于所有类型的档案？

并非所有档案都适合外包。通常情况下，涉及国家机密、企业核心商业机密或敏感信息的档案不建议外包。对于一般性的档案管理任务，可根据实际情况决定是否采用外包服务。

八、外包服务结束后，如何确认档案完整无误？

在服务结束时，需进行以下核对工作：

• 逐一清点档案数量，确保无遗漏；
• 检查档案内容是否准确无误；
• 验证档案格式是否符合要求；
• 记录交接情况并存档备查。