DB32T 5007-2025 电子政务协同办公系统电子文件应用与管理技术要求

摘要：本文件规定了电子政务协同办公系统中电子文件的应用与管理的技术要求，包括电子文件的生成、存储、传输、归档和安全管理等内容。本文件适用于江苏省内各级政府部门及事业单位在建设、使用和维护电子政务协同办公系统时对电子文件的管理和应用。
Title：Technical Requirements for Application and Management of Electronic Documents in E-Government Collaborative Office Systems
中国标准分类号：L80
国际标准分类号：35.240

DB32/T 5007-2025《电子政务协同办公系统电子文件应用与管理技术要求》是江苏省地方标准，为电子政务系统的电子文件管理提供了详细的规范和指导。以下将对其中的重要条文进行深入解读。

在标准的第4章“术语和定义”部分，明确了电子文件、电子档案等核心概念。例如，“电子文件”被定义为在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义强调了电子文件的数字化属性及其对技术环境的高度依赖性。

第5章“电子文件的形成与收集”中提到，电子文件的形成应当遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则。这意味着在文件创建过程中需要确保其内容不被篡改，所有相关信息都应完整保存，同时要保证文件在未来仍能被有效利用，并且在整个生命周期内保持安全状态。此外，还规定了电子文件收集的时间点和范围，要求及时将具有保存价值的电子文件纳入归档范围。

关于电子文件的整理与归档，在第6章里指出应按照分类方案进行科学分类，并采用统一的数据格式和技术标准。对于不同类型的电子文件，如文本型、图像型、音频型等，应分别采取适合的方法进行整理。特别是对于跨部门协作产生的复杂电子文件，需明确责任主体，避免遗漏或重复归档现象发生。

第7章“电子文件的保管”强调了长期保存的重要性。建议建立专门的电子文件库房，配备恒温恒湿设备以及防电磁干扰措施，定期检查硬件设施运行状况并备份数据。同时，还应注意权限控制，防止未经授权访问敏感信息。

第8章“电子文件的利用”则从服务用户的角度出发，提出要简化检索流程，提高查询效率。可以通过设置全文检索功能、提供多种输出方式等方式增强用户体验。另外，还特别提到要保护知识产权，当涉及商业秘密或个人隐私时，必须经过审批程序后方可开放查阅。

最后，在第9章“电子文件的安全保障”部分，要求实施加密传输、身份认证等技术手段来保障信息安全。并且定期开展风险评估活动，发现隐患立即整改，确保整个系统处于良好工作状态。

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