DB35T 161-2002 文书档案目录数据交换格式与著录细则

DB35/T 161-2002是福建省地方标准，规定了文书档案目录数据交换的格式和著录细则。以下是对该标准中一些关键条款的详细解读：

1. 适用范围：本标准适用于福建省内各级各类机关、团体、企事业单位和其他社会组织在文书档案管理过程中进行目录数据交换时的数据格式及著录。

2. 术语和定义：

- 文书档案：指党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织在公务活动中形成的具有保存价值的文字材料。

- 目录数据：对文书档案内容特征和形式特征进行描述后生成的数据集合。

3. 数据结构：

- 数据以文本文件形式存储，每条记录由若干字段组成，各字段间用特定分隔符（如逗号或制表符）分隔。

- 每个字段包含一个特定的信息项，例如档号、责任者、题名等。

4. 著录规则：

- 档号：应包括全宗号、年度、保管期限、机构代码、件号等内容，确保唯一性。

- 责任者：指制发文件的单位或个人，需准确填写全称或姓名。

- 题名：应概括反映文件的主要内容，必要时可加注副题名或其他说明。

5. 交换要求：

- 数据交换前双方需协商确定交换方式、传输介质、文件命名规则等事项。

- 接收方应对收到的数据进行校验，确保完整性和准确性。

6. 安全保密：涉及国家秘密和个人隐私的档案信息，在交换过程中必须采取相应措施保护信息安全。

以上是对DB35/T 161-2002中部分内容的重点解读，有助于理解和应用该标准。实际操作中还需结合具体业务需求进一步细化执行细节。