DB4401T 62—2020 城乡规划管理档案编制规范

《DB4401/T 62—2020城乡规划管理档案编制规范》是广州市为加强城乡规划管理档案的规范化、标准化而制定的地方标准。以下选取其中的重要条文进行详细解读。

该标准对城乡规划管理档案的归档范围做出了明确规定。要求将与城乡规划管理工作相关的各类文件材料全部纳入归档范围，包括城市总体规划、分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划等各层次规划成果资料，以及各项规划审批、修改、实施监督过程中形成的文件材料。这确保了城乡规划管理档案的完整性，为后续的规划实施和监督管理提供了全面的信息支持。

在档案分类方面，标准提出了科学合理的分类方法。按照城乡规划管理工作的流程，将档案分为规划编制类、规划审批类、规划实施监督类三大类别，并进一步细分为若干子类。这种分类方式符合城乡规划管理的实际工作流程，便于档案的整理、检索和利用。

关于档案整理要求，标准强调了案卷的规范性。规定每份案卷应包含封面、目录、备考表和文件材料四个部分。文件材料应按时间顺序或事项关联性排列，且需保持清晰、整洁，不得有涂改、污损等情况。同时要求案卷标题简明扼要，能够准确反映案卷内容，便于快速定位所需信息。

在数字化管理方面，标准提出了明确的要求。规定所有归档的纸质文件均需同步进行数字化处理，建立电子档案库。电子档案应采用通用格式存储，并进行加密保护，防止数据丢失或被篡改。同时要求定期对电子档案进行备份，确保数据安全。

对于档案保管期限，标准进行了详细划分。根据文件的重要程度和使用价值，将保管期限分为永久、长期和短期三类。永久保存的档案主要包括城市总体规划、重大基础设施规划等具有长远指导意义的文件；长期保存的档案包括控制性详细规划、重要专项规划等；短期保存的档案则为一般性的规划实施监督记录等。

此外，标准还特别强调了档案利用制度。规定任何单位和个人查阅城乡规划管理档案，均需履行登记手续，并注明查阅目的和用途。涉及保密内容的档案，需严格按照国家有关保密法规执行。同时鼓励通过信息化手段提高档案利用效率，但必须采取有效措施保障信息安全。

总之，《DB4401/T 62—2020城乡规划管理档案编制规范》从归档范围、分类方法、整理要求、数字化管理、保管期限到利用制度等多个方面，为城乡规划管理档案的规范化编制提供了全面的指导，有助于提升城乡规划管理水平，促进城市健康有序发展。