DB3403T 11-2022 党政机关办公用房档案管理规范

《党政机关办公用房档案管理规范》（DB3403/T 11-2022）是安徽省蚌埠市发布的关于办公用房档案管理的地方标准。以下选取其中的重要条文进行详细解读：

一、范围

本标准规定了党政机关办公用房档案管理的基本要求、收集整理、保管利用和信息化建设等内容。适用于全市各级党政机关办公用房档案管理工作。

二、术语和定义

1. 办公用房档案：指在党政机关办公用房的规划、建设、使用、维修、处置等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

2. 档案信息化：指运用现代信息技术对档案进行数字化处理、存储、管理和利用的过程。

三、基本要求

1. 各级党政机关应当建立健全办公用房档案管理制度，明确责任分工，确保档案工作的顺利开展。

2. 应当配备必要的设施设备，包括档案库房、阅览室、计算机等，并定期检查维护，保证其正常运行。

3. 档案工作人员应具备相应的专业知识和技能，定期参加培训学习，不断提高业务水平。

四、收集整理

1. 收集范围：包括但不限于办公用房的立项审批文件、设计方案图纸、施工合同、竣工验收报告、产权证书、日常管理记录等。

2. 归档时间：各类文件材料应在办理完毕后及时归档，一般不超过三个月。

3. 整理方法：按照档案类别分别立卷，填写卷内目录，编制案卷封面，确保内容完整准确。

五、保管利用

1. 库房管理：档案库房要保持清洁干燥，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%范围内；定期消毒杀虫，防止档案受损。

2. 借阅制度：借阅档案需履行登记手续，注明用途期限，未经批准不得擅自复制或外借。

3. 安全措施：采取防火防盗防潮等安全防护措施，建立应急预案，定期组织演练。

六、信息化建设

1. 数字化加工：将纸质档案转化为电子文档，确保图像清晰可辨，数据准确无误。

2. 数据库建设：构建统一规范的档案数据库，实现资源共享查询便捷。

3. 网络平台搭建：开发专用的信息管理系统，支持在线浏览下载等功能，提升工作效率和服务质量。

通过以上解读可以看出，《党政机关办公用房档案管理规范》不仅涵盖了从收集到利用的全过程管理流程，还特别强调了信息化手段的应用，对于促进档案管理工作科学化规范化具有重要意义。