DB43T 1889-2020 政务信息化项目档案管理规范

摘要：本文件规定了政务信息化项目档案管理的基本要求、管理流程、归档范围、整理方法和保管利用等内容。本文件适用于湖南省各级党政机关、事业单位和社会团体开展的政务信息化项目的档案管理工作。
Title：Management Specification for Archives of Government Informatization Projects
中国标准分类号：M04
国际标准分类号：35.240

DB43/T 1889-2020《政务信息化项目档案管理规范》是湖南省地方标准，于2020年发布实施。该标准对政务信息化项目的档案管理工作进行了全面规范，具有很强的指导意义。以下选取其中几个重要条文进行详细解读。

首先来看关于归档范围的规定。标准明确要求将项目建设过程中形成的文件材料全部纳入归档范围。这包括立项审批文件、设计方案、建设合同、验收报告等各类文件。特别强调要收集系统测试记录、用户培训资料等技术文档。这些文件对于后续系统的维护升级至关重要，必须完整归档。

其次是对电子文件归档的要求。标准规定电子文件应以XML或PDF/A格式保存，并且要确保其长期可读性。要求建立电子文件管理系统，实现文件的集中存储和权限控制。同时提出要定期检测电子文件的完整性，防止数据丢失或损坏。这一系列措施有效保障了电子文件的安全可靠。

再来看档案整理方面的内容。标准要求按照项目实施的时间顺序和逻辑关系进行分类整理。具体来说，可以分为前期准备、实施过程、验收交付三个阶段。每个阶段内的文件按专业类别进一步细分。还特别强调要编制详细的案卷目录，方便日后查阅利用。

此外，标准还提出了档案保管的具体要求。规定档案库房温度应保持在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%范围内。要求配备防火防盗设施，并定期检查库房环境条件。同时建议采用数字化手段备份重要档案，形成纸质与电子双重保存体系。

最后是档案利用的相关规定。标准指出档案利用应遵循先内部后外部的原则，在确保信息安全的前提下逐步扩大开放范围。要求建立档案借阅登记制度，严格履行审批手续。并且鼓励通过网络平台提供在线查询服务，提高档案利用效率。

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