DB3401T 232—2021 物业服务档案管理规范

DB3401/T 232—2021《物业服务档案管理规范》是合肥市地方标准，于2021年发布并实施。该标准对物业服务档案的分类、归档、保管、利用等方面进行了详细规定，旨在提升物业档案管理水平，保障业主权益，促进物业管理规范化。

其中关键条款包括：

5.1 档案分类：物业服务档案应按年度和类别进行分类。具体分为基础资料类、房屋及设施设备类、业主信息类、物业服务质量类和其他类。例如，基础资料类包括企业资质证书、营业执照等；房屋及设施设备类包含房屋产权证明、设备台账等。

5.2 归档要求：档案材料应及时收集整理，确保完整准确。归档时需填写归档目录，注明文件名称、编号、日期等内容。对于重要的合同文件，必须由双方签字盖章后归档保存。

6.1 保管环境：档案室应保持清洁干燥，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度保持在45%-60%范围内。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。

7.1 利用制度：建立档案查阅登记制度，明确借阅权限。一般情况下，内部人员查阅需经部门负责人批准；对外提供利用需经单位领导同意，并签订保密协议。查阅完毕后应及时归还，不得擅自复制或传播。

8.1 定期检查：每年至少开展一次档案清点工作，核对账实是否相符。发现问题及时处理，必要时可委托专业机构进行鉴定修复。

以上内容为企业日常运营提供了清晰的操作指南，有助于提高档案管理效率，防范法律风险，同时也有利于维护良好的业主关系。