DB36T 1053-2018 办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范

摘要：本文件规定了办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理的基本要求、归档流程、元数据管理、存储管理、安全管理及利用要求。本文件适用于江西省内各机关、团体、企事业单位在办公自动化环境下的电子文件归档与电子档案管理工作。
Title：Specification for Archiving of Electronic Documents and Management of Electronic Archives in Office Automation Environment
中国标准分类号：B03
国际标准分类号：35.240

DB36/T 1053-2018《办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范》是江西省地方标准，旨在规范办公自动化环境下电子文件的归档和电子档案的管理工作。以下是对该标准中一些重要条文的详细解读：

### 归档范围

标准明确指出，电子文件的归档范围应包括单位在履行其职能活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录。这不仅限于文本文件，还包括图像、音频、视频等多种类型的电子文件。对于电子文件是否需要归档，应当依据其内容的重要性、保存价值以及未来可能的利用需求来决定。

### 归档时间

电子文件应在办理完毕后及时归档。具体来说，年度文件通常应在次年六月底之前完成归档工作；专题性或专项工作的文件则应在工作结束后的三个月内归档。这样可以确保文件能够迅速进入档案管理系统，便于后续管理和使用。

### 归档格式

为了保证电子文件的长期可读性和可用性，标准要求采用国际通用的标准格式进行存储。例如，文字处理文件推荐使用PDF/A格式，而图像文件则建议采用TIFF格式。此外，还应避免使用专有软件生成的文件格式，以减少因技术更新换代而导致的数据丢失风险。

### 元数据管理

元数据是描述电子文件属性的信息集合，对于电子档案的有效管理至关重要。标准强调了元数据的完整性和准确性，并提出了具体的元数据元素集，如文件标题、作者、创建日期等基本信息，以及文件分类号、关键词等附加信息。这些元数据元素有助于提高检索效率，增强电子档案的查找便利性。

### 安全保障措施

鉴于电子文件和电子档案容易受到恶意攻击或意外损坏的影响，标准特别重视安全保障措施。其中包括建立完善的身份认证机制、访问控制策略以及加密传输手段，确保只有授权用户才能对电子档案进行操作。同时，还需定期备份电子档案，以防数据丢失，并制定应急响应预案，以便快速处理突发事件。

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